メールで受信した注文データをExcelで取り込んで注文書・請求書・領収書を作成する方法

メールで受信した注文データをExcelで取り込んで注文書・請求書・領収書を作成する方法。

  1. 受注メールのデータをExcelに取り込む

    (悪い例)
    メールをコピーしてExcelに貼り付け、の作業を繰り返し。

    手作業でコピー&ペーストを繰り返すのは、ミスが発生しやすく効率の悪い方法です。
    一般に、繰り返し行う作業は、ソフトウェアで自動化することができます。

    (良い例)
    D2 メール自動データベース変換ソフト」を使えば、メールを解析してCSVファイルに変換できます。
    自動実行バッチファイルを作成すれば、バッチファイルを起動するだけで作業は完了します。

  2. 表記揺れの修正

    たとえば、郵便番号が半角で入力されているものもあれば、全角で入力されているものもあります。
    ふりがながひらがなで入力されているものもあれば、半角カナで入力されているものもあります。
    このように表記に違いがあるとデータが使いにくくなるため、表記を統一します。

    (悪い例)
    一つ一つ目視でチェックして修正する。

    全角と半角の見分けは難しく、見逃しも起こりがちです。
    ソフトウェアを使って自動化しましょう。

    (良い例)
    nextCSV CSVファイル編集ソフト」を使えば、このような修正を自動化できます。
    自動実行バッチファイルを作成すれば、バッチファイルを起動するだけで作業は完了です。

  3. CSVファイルをExcelに追記する

    (悪い例)
    CSVファイルをダブルクリックしてExcelで開いてコピーし、目的のExcelファイルに貼り付ける。

    CSVファイルをExcelで開くと、セルの値の先頭の「0」が消えてしまう問題が発生します。
    また、毎回同じ作業を繰り返すのも、ミスが入り込む可能性があります。

    (悪い例)
    Excelのテキストファイルウィザードを使ってインポートする。

    Excelのテキストファイルウィザードを使えばCSVファイルのデータを正しくExcelに追加することができます。
    ただ、この方法は手間がかかるのが欠点です。

    (良い例)
    Excel CSV Importer」で、インポート処理を自動化します。
    データ型を判別して正しくインポートしてくれます。
    もちろん自動実行バッチファイルによって自動化できます。

  4. Excelで取り込んで注文書・請求書・領収書を作成する

    (悪い例)
    注文ごとにワークシートをコピーして注文書・請求書・領収書を作成する。

    よくある失敗例です。
    テンプレートのワークシートをコピーして使い回す方法です。
    すぐにワークシートが増えてしまい、収拾がつかなくなります。

    Excelの正しい使い方を知らないと、このような誤った方法をとりがちです。

    データ用のシートと表示・計算用のシートは分けます。
    そして、Excelでは1データ1行で登録してください。
    参考
    「Excelのワークシート設計:データ用ワークシートと表示用ワークシートは分ける」
    「Excelのワークシート設計:データは1データ1行」

    (良い例)
    注文データは、注文データ用のワークシートに1データ1行で登録します。
    新しい注文データがあると、ワークシートの最終行に追加していきます。
    Excel CSV Importer」を使えば自動化できます。

    注文書・請求書・領収書用のワークシートはそれぞれ別に用意します。
    ExcelのVLOOKUP関数を使い、注文番号を入力すると注文データワークシートからデータを引用するようにします。

    納品書ワークシート画像

    このようなワークシート設計にすれば、注文データが増えても破綻しません。

ソフトウェアを上手に組み合わせて使えば、作業が大幅に効率化できることがおわかりいただけたと思います。

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