nextCSV バージョン2.1.1を公開しました。
詳しくは株式会社ヤマモトタカシのブログの「nextCSV 2.1.1公開」の記事をご覧ください。
カテゴリー: nextCSV
nextCSVを使って、ExcelにCSVファイルのデータを取り込むとき8桁の数字を日付にする方法
nextCSVを使って、ExcelにCSVファイルのデータを取り込むとき8桁の数字を日付にする方法を解説します。
CSVファイルの日付の列が「20100219」のように数字で構成されている場合、CSVファイルをExcelで開いても、数値として認識されます。
Excelで開いたときに日付として認識されるように、CSVファイルのセルの値を変換する方法を紹介します。
今回紹介する処理を行うには、nextCSV バージョン2.1.0以降のバージョンが必要です。
- nextCSVを起動して、CSVファイルを開きます。
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日付のセルをダブルクリックして列編集画面を表示します。
-
変換条件設定の「追加」ボタンを押し、値変換条件編集画面を表示します。
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プルダウンメニューから「セルの値を正規表現で置換する」を選択します。
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検索文字列欄に次のように入力します。
(\d\d\d\d)(\d\d)(\d\d) - 置換文字列欄に次のように入力します。
$1/$2/$3
-
「OK」ボタンを押し、列編集画面に戻ります。
-
「OK」ボタンを押し、メイン画面に戻ります。
-
プレビュー欄でセルの値が日付形式になっていることを確認します。
-
メニューの「変換」→「CSVファイルの作成」を選択します。
-
ファイル名を指定して保存します。
以上で、CSVファイルの列の値が日付形式に変換できました。
作成したCSVファイルをExcelで開くと、日付として認識されます。
同じ作業を繰り返し行う場合は、nextCSVの自動実行バッチファイルを作成すると、作業を自動化できます。
また、3桁または4桁の数字を日付にしたい場合は、次のように設定します。
検索文字列欄
(\d+)(\d\d)
置換文字列欄
$1/$2
「1001」は「10/01」に変換され、Excelで開いたときは「10月1日」と認識されます。
「123」は「1/23」に変換され、Excelで開いたときは「1月23日」と認識されます。
「nextCSV CSVファイル編集ソフト」バージョン 2.1.0公開
「nextCSV CSVファイル編集ソフト」のバージョン 2.1.0を公開しました。
nextCSVは、CSVファイルを利用するソフトにあわせた形式に変換するソフトです。
顧客管理ソフトや基幹ソフトで作られたCSVファイルを、宛名ソフトや宅急便伝票印刷ソフトなどCSVファイルを利用する側が要求する形式にあわせて加工します。
今回のバージョンアップでは、次の2点の変更を行いました。
- 固定値列の編集でエラーが発生する不具合を修正しました。
- 値変換条件編集画面に「セルの値を正規表現で置換する」を追加しました。
皆様のご意見・ご感想・ご要望をお待ちしています。
メールで受信した注文データをExcelで取り込んで注文書・請求書・領収書を作成する方法
メールで受信した注文データをExcelで取り込んで注文書・請求書・領収書を作成する方法。
- 受注メールのデータをExcelに取り込む
(悪い例)
メールをコピーしてExcelに貼り付け、の作業を繰り返し。手作業でコピー＆ペーストを繰り返すのは、ミスが発生しやすく効率の悪い方法です。
一般に、繰り返し行う作業は、ソフトウェアで自動化することができます。(良い例)
「D2 メール自動データベース変換ソフト」を使えば、メールを解析してCSVファイルに変換できます。
自動実行バッチファイルを作成すれば、バッチファイルを起動するだけで作業は完了します。
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表記揺れの修正
たとえば、郵便番号が半角で入力されているものもあれば、全角で入力されているものもあります。
ふりがながひらがなで入力されているものもあれば、半角カナで入力されているものもあります。
このように表記に違いがあるとデータが使いにくくなるため、表記を統一します。(悪い例)
一つ一つ目視でチェックして修正する。全角と半角の見分けは難しく、見逃しも起こりがちです。
ソフトウェアを使って自動化しましょう。(良い例)
「nextCSV CSVファイル編集ソフト」を使えば、このような修正を自動化できます。
自動実行バッチファイルを作成すれば、バッチファイルを起動するだけで作業は完了です。
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CSVファイルをExcelに追記する
(悪い例)
CSVファイルをダブルクリックしてExcelで開いてコピーし、目的のExcelファイルに貼り付ける。CSVファイルをExcelで開くと、セルの値の先頭の「0」が消えてしまう問題が発生します。
また、毎回同じ作業を繰り返すのも、ミスが入り込む可能性があります。(悪い例)
Excelのテキストファイルウィザードを使ってインポートする。Excelのテキストファイルウィザードを使えばCSVファイルのデータを正しくExcelに追加することができます。
ただ、この方法は手間がかかるのが欠点です。(良い例)
「Excel CSV Importer」で、インポート処理を自動化します。
データ型を判別して正しくインポートしてくれます。
もちろん自動実行バッチファイルによって自動化できます。
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Excelで取り込んで注文書・請求書・領収書を作成する
(悪い例)
注文ごとにワークシートをコピーして注文書・請求書・領収書を作成する。よくある失敗例です。
テンプレートのワークシートをコピーして使い回す方法です。
すぐにワークシートが増えてしまい、収拾がつかなくなります。Excelの正しい使い方を知らないと、このような誤った方法をとりがちです。
データ用のシートと表示・計算用のシートは分けます。
そして、Excelでは1データ1行で登録してください。
参考
「Excelのワークシート設計：データ用ワークシートと表示用ワークシートは分ける」
「Excelのワークシート設計：データは1データ1行」」(良い例)
注文データは、注文データ用のワークシートに1データ1行で登録します。
新しい注文データがあると、ワークシートの最終行に追加していきます。
「Excel CSV Importer」を使えば自動化できます。注文書・請求書・領収書用のワークシートはそれぞれ別に用意します。
ExcelのVLOOKUP関数を使い、注文番号を入力すると注文データワークシートからデータを引用するようにします。
このようなワークシート設計にすれば、注文データが増えても破綻しません。
ソフトウェアを上手に組み合わせて使えば、作業が大幅に効率化できることがおわかりいただけたと思います。