Excelのワークシート設計:データは1データ1行

前回は「Excelのワークシート設計の基本「データ用ワークシートと表示用ワークシートは分ける」について解説しました。

今回は、Excelのワークシート設計の基本「データは1データ1行」について解説します。

前回説明したとおりに、データ用ワークシートと表示用ワークシートを別々に作成したとき、データ用ワークシートの見栄えが気になる方が少なくないようです。

納品書データ

上の納品書データの場合、商品ごとに行を分けています。
一つの納品データが2行以上になっています。

確かに見た目はいいですから、そのように作りたいという気持ちはわかります。
ですが、素直に1データ1行にしましょう。

というのも、Excelでは1データ1行でデータを扱うようにできています。
複数行のデータは、Excelでは扱いにくいのです。
たとえば定番の関数VLOOKUPも行単位でデータを取り出しますよね。

データ用ワークシートは、見た目よりも使い勝手を重視して設計してください。

また、データベースについての知識がある人は、正規化したくなるかもしれません。
主キーを注文番号にして、注文者と注文明細を別のワークシートに登録するような方法です。

正規化

気持ちは大変よくわかります。
ですが、このワークシートもExcelでは扱いにくいのです。
正規化したワークシートでは、次の納品書のようなワークシートの作成が難しくなります。
(不可能ではありませんが)

納品書

結局、Excelを上手に使うには、1データ1行でワークシートを設計するのが一番いいようです。
データ用ワークシートは見た目ではなくて、使い勝手を優先して設計してください。
表示用のワークシートは別に用意すればいいのです。

上手にワークシートを設計することで、Excelの使い勝手はよくなり、作業効率も上がります。

Excelをうまく使えていないなと思ったら、ワークシート設計の基本「データ用ワークシートと表示用ワークシートは分ける」「データは1データ1行」を意識して使ってみてください。

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