D2 バージョン2.4.4ベータ版を公開しました。

D2 バージョン2.4.4ベータ版を公開しました。

変換エラーが発生したときにメールを送信する機能を実装しました。
この機能は無人で24時間自動で変換処理を行うような利用方法を想定しています。

詳しくは、こちらをご覧ください

メールで受信した注文データをExcelで取り込んで注文書・請求書・領収書を作成する方法

メールで受信した注文データをExcelで取り込んで注文書・請求書・領収書を作成する方法。

  1. 受注メールのデータをExcelに取り込む

    (悪い例)
    メールをコピーしてExcelに貼り付け、の作業を繰り返し。

    手作業でコピー&ペーストを繰り返すのは、ミスが発生しやすく効率の悪い方法です。
    一般に、繰り返し行う作業は、ソフトウェアで自動化することができます。

    (良い例)
    D2 メール自動データベース変換ソフト」を使えば、メールを解析してCSVファイルに変換できます。
    自動実行バッチファイルを作成すれば、バッチファイルを起動するだけで作業は完了します。

  2. 表記揺れの修正

    たとえば、郵便番号が半角で入力されているものもあれば、全角で入力されているものもあります。
    ふりがながひらがなで入力されているものもあれば、半角カナで入力されているものもあります。
    このように表記に違いがあるとデータが使いにくくなるため、表記を統一します。

    (悪い例)
    一つ一つ目視でチェックして修正する。

    全角と半角の見分けは難しく、見逃しも起こりがちです。
    ソフトウェアを使って自動化しましょう。

    (良い例)
    nextCSV CSVファイル編集ソフト」を使えば、このような修正を自動化できます。
    自動実行バッチファイルを作成すれば、バッチファイルを起動するだけで作業は完了です。

  3. CSVファイルをExcelに追記する

    (悪い例)
    CSVファイルをダブルクリックしてExcelで開いてコピーし、目的のExcelファイルに貼り付ける。

    CSVファイルをExcelで開くと、セルの値の先頭の「0」が消えてしまう問題が発生します。
    また、毎回同じ作業を繰り返すのも、ミスが入り込む可能性があります。

    (悪い例)
    Excelのテキストファイルウィザードを使ってインポートする。

    Excelのテキストファイルウィザードを使えばCSVファイルのデータを正しくExcelに追加することができます。
    ただ、この方法は手間がかかるのが欠点です。

    (良い例)
    Excel CSV Importer」で、インポート処理を自動化します。
    データ型を判別して正しくインポートしてくれます。
    もちろん自動実行バッチファイルによって自動化できます。

  4. Excelで取り込んで注文書・請求書・領収書を作成する

    (悪い例)
    注文ごとにワークシートをコピーして注文書・請求書・領収書を作成する。

    よくある失敗例です。
    テンプレートのワークシートをコピーして使い回す方法です。
    すぐにワークシートが増えてしまい、収拾がつかなくなります。

    Excelの正しい使い方を知らないと、このような誤った方法をとりがちです。

    データ用のシートと表示・計算用のシートは分けます。
    そして、Excelでは1データ1行で登録してください。
    参考
    「Excelのワークシート設計:データ用ワークシートと表示用ワークシートは分ける」
    「Excelのワークシート設計:データは1データ1行」

    (良い例)
    注文データは、注文データ用のワークシートに1データ1行で登録します。
    新しい注文データがあると、ワークシートの最終行に追加していきます。
    Excel CSV Importer」を使えば自動化できます。

    注文書・請求書・領収書用のワークシートはそれぞれ別に用意します。
    ExcelのVLOOKUP関数を使い、注文番号を入力すると注文データワークシートからデータを引用するようにします。

    納品書ワークシート画像

    このようなワークシート設計にすれば、注文データが増えても破綻しません。

ソフトウェアを上手に組み合わせて使えば、作業が大幅に効率化できることがおわかりいただけたと思います。

D2 バージョン 2.4.2を公開しました。

D2 バージョン 2.4.2を公開しました。

今回のバージョンアップでは次のような変更を行いました。

  • パラメータに日本語以外の文字を使用した場合に、プロジェクトファイルの内容が文字化けする問題を修正しました。

    バージョン 2.4.1で日本語以外のメールの解析に対応しましたが、プロジェクトファイルに保存する機能が対応できていませんでした。
    今回のバージョンアップで、プロジェクトファイルに日本語以外のパラメータ文字を保存できるようになりました。
    バグ報告ありがとうございました。

    実装の話ですが、パラメータ文字をUTF8のBase64でエンコードしてプロジェクトファイルに保存するようにしました。
    バージョン 2.4.1以前で作成したプロジェクトをバージョン 2.4.2で開くことはできますが、反対にバージョン 2.4.2で作成したプロジェクトをバージョン 2.4.1以前で開くと文字化けします。
    ご注意ください。

  • 使用できる列数をExcel2007にあわせて、702列から16384列に変更しました。

    作成できるパラメータ数が大幅に増えました。
    パラメータ数に比例して、消費するメモリ量も増えます。
    数千のパラメータを作る場合はご注意ください。