D2 バージョン2.4.4ベータ版を公開しました。

D2 バージョン2.4.4ベータ版を公開しました。

変換エラーが発生したときにメールを送信する機能を実装しました。
この機能は無人で24時間自動で変換処理を行うような利用方法を想定しています。

詳しくは、こちらをご覧ください

メールで受信した注文データをExcelで取り込んで注文書・請求書・領収書を作成する方法

メールで受信した注文データをExcelで取り込んで注文書・請求書・領収書を作成する方法。

  1. 受注メールのデータをExcelに取り込む

    (悪い例)
    メールをコピーしてExcelに貼り付け、の作業を繰り返し。

    手作業でコピー&ペーストを繰り返すのは、ミスが発生しやすく効率の悪い方法です。
    一般に、繰り返し行う作業は、ソフトウェアで自動化することができます。

    (良い例)
    D2 メール自動データベース変換ソフト」を使えば、メールを解析してCSVファイルに変換できます。
    自動実行バッチファイルを作成すれば、バッチファイルを起動するだけで作業は完了します。

  2. 表記揺れの修正

    たとえば、郵便番号が半角で入力されているものもあれば、全角で入力されているものもあります。
    ふりがながひらがなで入力されているものもあれば、半角カナで入力されているものもあります。
    このように表記に違いがあるとデータが使いにくくなるため、表記を統一します。

    (悪い例)
    一つ一つ目視でチェックして修正する。

    全角と半角の見分けは難しく、見逃しも起こりがちです。
    ソフトウェアを使って自動化しましょう。

    (良い例)
    nextCSV CSVファイル編集ソフト」を使えば、このような修正を自動化できます。
    自動実行バッチファイルを作成すれば、バッチファイルを起動するだけで作業は完了です。

  3. CSVファイルをExcelに追記する

    (悪い例)
    CSVファイルをダブルクリックしてExcelで開いてコピーし、目的のExcelファイルに貼り付ける。

    CSVファイルをExcelで開くと、セルの値の先頭の「0」が消えてしまう問題が発生します。
    また、毎回同じ作業を繰り返すのも、ミスが入り込む可能性があります。

    (悪い例)
    Excelのテキストファイルウィザードを使ってインポートする。

    Excelのテキストファイルウィザードを使えばCSVファイルのデータを正しくExcelに追加することができます。
    ただ、この方法は手間がかかるのが欠点です。

    (良い例)
    Excel CSV Importer」で、インポート処理を自動化します。
    データ型を判別して正しくインポートしてくれます。
    もちろん自動実行バッチファイルによって自動化できます。

  4. Excelで取り込んで注文書・請求書・領収書を作成する

    (悪い例)
    注文ごとにワークシートをコピーして注文書・請求書・領収書を作成する。

    よくある失敗例です。
    テンプレートのワークシートをコピーして使い回す方法です。
    すぐにワークシートが増えてしまい、収拾がつかなくなります。

    Excelの正しい使い方を知らないと、このような誤った方法をとりがちです。

    データ用のシートと表示・計算用のシートは分けます。
    そして、Excelでは1データ1行で登録してください。
    参考
    「Excelのワークシート設計:データ用ワークシートと表示用ワークシートは分ける」
    「Excelのワークシート設計:データは1データ1行」

    (良い例)
    注文データは、注文データ用のワークシートに1データ1行で登録します。
    新しい注文データがあると、ワークシートの最終行に追加していきます。
    Excel CSV Importer」を使えば自動化できます。

    注文書・請求書・領収書用のワークシートはそれぞれ別に用意します。
    ExcelのVLOOKUP関数を使い、注文番号を入力すると注文データワークシートからデータを引用するようにします。

    納品書ワークシート画像

    このようなワークシート設計にすれば、注文データが増えても破綻しません。

ソフトウェアを上手に組み合わせて使えば、作業が大幅に効率化できることがおわかりいただけたと思います。

D2 バージョン 2.4.2を公開しました。

D2 バージョン 2.4.2を公開しました。

今回のバージョンアップでは次のような変更を行いました。

  • パラメータに日本語以外の文字を使用した場合に、プロジェクトファイルの内容が文字化けする問題を修正しました。

    バージョン 2.4.1で日本語以外のメールの解析に対応しましたが、プロジェクトファイルに保存する機能が対応できていませんでした。
    今回のバージョンアップで、プロジェクトファイルに日本語以外のパラメータ文字を保存できるようになりました。
    バグ報告ありがとうございました。

    実装の話ですが、パラメータ文字をUTF8のBase64でエンコードしてプロジェクトファイルに保存するようにしました。
    バージョン 2.4.1以前で作成したプロジェクトをバージョン 2.4.2で開くことはできますが、反対にバージョン 2.4.2で作成したプロジェクトをバージョン 2.4.1以前で開くと文字化けします。
    ご注意ください。

  • 使用できる列数をExcel2007にあわせて、702列から16384列に変更しました。

    作成できるパラメータ数が大幅に増えました。
    パラメータ数に比例して、消費するメモリ量も増えます。
    数千のパラメータを作る場合はご注意ください。

D2 バージョン 2.4.1を公開しました。

D2 バージョン 2.4.1を公開しました。

今回のバージョンアップでは次のような変更を行いました。

  • 中国語・韓国語など、日本語以外のメールも変換できるようになりました。

    今回のバージョンアップの大きな変更の一つは多国語対応です。
    日本語以外のメールも変換できるようになりました。

    また、多国語のデータをCSVファイルに保存できるようにするため、
    「UTF-8」で保存することができるようになりました。

  • パラメータの編集がより便利になりました。

    パラメータの「複製」が追加されました。
    同じようなパラメータの作成が簡単にできるようになりました。

    「元に戻す」「やり直す」機能が追加されました。
    パラメータの作成を試行錯誤しやすくなりました。

    ソフトウェアを終了するとき、パラメータが変更されていれば
    保存の確認をするようにしました。
    編集結果を保存しないまま終了するような失敗を防止します。

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■アンケートご協力のお願い

世の中には、「D2 メール自動データベース変換ソフト」をまだ知らない方が
たくさんいらっしゃいます。

その方達に「D2 メール自動データベース変換ソフト」を
よく知っていただくためにアンケートにご協力いただけないでしょうか。

あなた様のご意見をお聞かせいただき今後の活動に反映したいと考えております。

良かったこと嬉しかったこと、どのようなことでも結構です。
是非ご協力よろしくお願いします。

アンケート
http://www.yamamototakashi.com/soft/d2/survey.html

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■「D2バージョンアップお知らせメールマガジン」のご案内

ユーザーの皆様に、常によりよいソフトをご使用いただきたいと思い、ソフトウェアのバージョンアップをお知らせする「D2バージョンアップお知らせメールマガジン」を発行しています。
ぜひご登録ください。
http://www.yamamototakashi.com/soft/d2/versionup_mailmagazine.html

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ご意見、ご感想、ご要望などございましたら、お聞かせ頂ければ幸いです。

D2 バージョン2.4.0 ベータ5

D2 バージョン2.4.0 ベータ5を公開しました。

バージョン 2.4.0 ベータ5では、バージョン 2.3.4から以下の変更を行っています。

  • ソフトウェアを終了するとき、パラメータが変更されていれば保存の確認をするようにしました。
  • メイン画面でパラメータの複製を作成できるようにしました。
  • パラメータの出力順序設定画面でパラメータの複製を登録する機能を廃止しました。
  • プロジェクト設定画面で保存するCSVファイルと同名のファイルが存在するときの動作を設定できるようにしました。
  • 保存するCSVファイルの文字コードを選択できるようにしました。
  • DBXファイルの解析処理を改善しました。
  • パラメータの編集の「元に戻す」「やり直す」機能を実装しました。

問題が見つからなければ、正式版として公開する予定です。

バージョンアップお知らせメールマガジンを始めます

ユーザーの皆様に、常によりよいソフトをご使用いただきたいと思い、ソフトウェアのバージョンアップをお知らせするメールマガジンを発行することにしました。

ユーザーの方からのメールを読んでいるうちに、古いバージョンのソフトをずっと使い続けている方が少なくないことが分かりました。

長い間、使い続けて下さっていることは嬉しいことです。

ですが、新しいバージョンのソフトには、便利な機能が追加されていたり、不具合が修正されていたりします。

新しいバージョンのソフトで、より便利にご利用いただきたいと思い、バージョンアップしたことをお知らせするメールマガジンを発行することにしました。

ソフトウェアの互換性には十分に注意を払っていますので、バージョンアップによって動作が変わることはありません。

メールアドレスは厳守し、外部に漏れることはありません。
また、バージョンアップのお知らせ以外に、利用することもありません。

ぜひご登録いただき、拙作のソフトウェアをより効果的にご利用下さい。

D2 バージョン2.4.0 ベータ2

D2 バージョン2.4.0 ベータ2を公開しました。

バージョン 2.4.0 ベータ2では、バージョン 2.3.4から以下の変更を行っています。

  • ソフトウェアを終了するとき、パラメータが変更されていれば保存の確認をするようにしました。
  • メイン画面でパラメータの複製を作成できるようにしました。
  • パラメータの出力順序設定画面でパラメータの複製を登録する機能を廃止しました。
  • プロジェクト設定画面で保存するCSVファイルと同名のファイルが存在するときの動作を設定できるようにしました。
  • 保存するCSVファイルの文字コードを選択できるようにしました。
  • DBXファイルの解析処理を改善しました。

問題が見つからなければ、正式版として公開する予定です。

D2 バージョン 2.3.4を公開しました。

D2 バージョン 2.3.4を公開しました。

今回のリリースでは、Outlook 2003よりも前のバージョンで送信者の表示名を取得することができるようになりました。

従来のバージョンでは、送信者の表示名を取得するためにOutlookの「SenderName」プロパティを使用していました。
この「SenderName」プロパティはOutlook 2003から導入された機能であるため、Outlook 2003よりも前のバージョンでは、送信者の表示名を取得することができませんでした。

今回リリースしたD2 バージョン 2.3.4では、一工夫してOutlook2003よりも前のバージョンでも、送信者の表示名を取得できるようにしました。

是非お試しください。

D2 バージョン 2.3.1を公開しました。

D2 バージョン 2.3.1を公開しました。

今回のバージョンアップでは、ご要望をいただいていた並び替え(ソート)機能を実装しましました。
メイン画面の終了処理タブで並び替え条件を設定すると、CSVに変換した後、条件に従ってCSVデータを並び替えます。

現在の実装では、すべてのセルを文字列として比較して、並び替えています。
将来的には、Excelのように数字だけのセルは数として比較するようにしようと考えています。

以下、D2の紹介です。

D2は、メールを簡単にデータベース化するソフトです。
受信したアンケートや注文メールなどのメールを解析してCSVファイルに変換します。
メールからExcelへのコピー&ペーストの繰り返し作業から解放します。

是非、お試し下さい。