nextCSVを使って、ExcelにCSVファイルのデータを取り込むとき8桁の数字を日付にする方法

nextCSVを使って、ExcelにCSVファイルのデータを取り込むとき8桁の数字を日付にする方法を解説します。

CSVファイルの日付の列が「20100219」のように数字で構成されている場合、CSVファイルをExcelで開いても、数値として認識されます。

Excelで開いたときに日付として認識されるように、CSVファイルのセルの値を変換する方法を紹介します。

今回紹介する処理を行うには、nextCSV バージョン2.1.0以降のバージョンが必要です。

  1. nextCSVを起動して、CSVファイルを開きます。

  2. 日付のセルをダブルクリックして列編集画面を表示します。

  3. 変換条件設定の「追加」ボタンを押し、値変換条件編集画面を表示します。

  4. プルダウンメニューから「セルの値を正規表現で置換する」を選択します。

  5. 検索文字列欄に次のように入力します。

    (\d\d\d\d)(\d\d)(\d\d)
    
  6. 置換文字列欄に次のように入力します。
    $1/$2/$3
    

  7. 「OK」ボタンを押し、列編集画面に戻ります。

  8. 「OK」ボタンを押し、メイン画面に戻ります。

  9. プレビュー欄でセルの値が日付形式になっていることを確認します。

  10. メニューの「変換」→「CSVファイルの作成」を選択します。

  11. ファイル名を指定して保存します。

以上で、CSVファイルの列の値が日付形式に変換できました。

作成したCSVファイルをExcelで開くと、日付として認識されます。

同じ作業を繰り返し行う場合は、nextCSVの自動実行バッチファイルを作成すると、作業を自動化できます。

また、3桁または4桁の数字を日付にしたい場合は、次のように設定します。

検索文字列欄
(\d+)(\d\d)

置換文字列欄
$1/$2

「1001」は「10/01」に変換され、Excelで開いたときは「10月1日」と認識されます。
「123」は「1/23」に変換され、Excelで開いたときは「1月23日」と認識されます。

「nextCSV CSVファイル編集ソフト」バージョン 2.1.0公開

nextCSV CSVファイル編集ソフト」のバージョン 2.1.0を公開しました。

nextCSVは、CSVファイルを利用するソフトにあわせた形式に変換するソフトです。
顧客管理ソフトや基幹ソフトで作られたCSVファイルを、宛名ソフトや宅急便伝票印刷ソフトなどCSVファイルを利用する側が要求する形式にあわせて加工します。

今回のバージョンアップでは、次の2点の変更を行いました。

  • 固定値列の編集でエラーが発生する不具合を修正しました。
  • 値変換条件編集画面に「セルの値を正規表現で置換する」を追加しました。

皆様のご意見・ご感想・ご要望をお待ちしています。

メールで受信した注文データをExcelで取り込んで注文書・請求書・領収書を作成する方法

メールで受信した注文データをExcelで取り込んで注文書・請求書・領収書を作成する方法。

  1. 受注メールのデータをExcelに取り込む

    (悪い例)
    メールをコピーしてExcelに貼り付け、の作業を繰り返し。

    手作業でコピー&ペーストを繰り返すのは、ミスが発生しやすく効率の悪い方法です。
    一般に、繰り返し行う作業は、ソフトウェアで自動化することができます。

    (良い例)
    D2 メール自動データベース変換ソフト」を使えば、メールを解析してCSVファイルに変換できます。
    自動実行バッチファイルを作成すれば、バッチファイルを起動するだけで作業は完了します。

  2. 表記揺れの修正

    たとえば、郵便番号が半角で入力されているものもあれば、全角で入力されているものもあります。
    ふりがながひらがなで入力されているものもあれば、半角カナで入力されているものもあります。
    このように表記に違いがあるとデータが使いにくくなるため、表記を統一します。

    (悪い例)
    一つ一つ目視でチェックして修正する。

    全角と半角の見分けは難しく、見逃しも起こりがちです。
    ソフトウェアを使って自動化しましょう。

    (良い例)
    nextCSV CSVファイル編集ソフト」を使えば、このような修正を自動化できます。
    自動実行バッチファイルを作成すれば、バッチファイルを起動するだけで作業は完了です。

  3. CSVファイルをExcelに追記する

    (悪い例)
    CSVファイルをダブルクリックしてExcelで開いてコピーし、目的のExcelファイルに貼り付ける。

    CSVファイルをExcelで開くと、セルの値の先頭の「0」が消えてしまう問題が発生します。
    また、毎回同じ作業を繰り返すのも、ミスが入り込む可能性があります。

    (悪い例)
    Excelのテキストファイルウィザードを使ってインポートする。

    Excelのテキストファイルウィザードを使えばCSVファイルのデータを正しくExcelに追加することができます。
    ただ、この方法は手間がかかるのが欠点です。

    (良い例)
    Excel CSV Importer」で、インポート処理を自動化します。
    データ型を判別して正しくインポートしてくれます。
    もちろん自動実行バッチファイルによって自動化できます。

  4. Excelで取り込んで注文書・請求書・領収書を作成する

    (悪い例)
    注文ごとにワークシートをコピーして注文書・請求書・領収書を作成する。

    よくある失敗例です。
    テンプレートのワークシートをコピーして使い回す方法です。
    すぐにワークシートが増えてしまい、収拾がつかなくなります。

    Excelの正しい使い方を知らないと、このような誤った方法をとりがちです。

    データ用のシートと表示・計算用のシートは分けます。
    そして、Excelでは1データ1行で登録してください。
    参考
    「Excelのワークシート設計:データ用ワークシートと表示用ワークシートは分ける」
    「Excelのワークシート設計:データは1データ1行」

    (良い例)
    注文データは、注文データ用のワークシートに1データ1行で登録します。
    新しい注文データがあると、ワークシートの最終行に追加していきます。
    Excel CSV Importer」を使えば自動化できます。

    注文書・請求書・領収書用のワークシートはそれぞれ別に用意します。
    ExcelのVLOOKUP関数を使い、注文番号を入力すると注文データワークシートからデータを引用するようにします。

    納品書ワークシート画像

    このようなワークシート設計にすれば、注文データが増えても破綻しません。

ソフトウェアを上手に組み合わせて使えば、作業が大幅に効率化できることがおわかりいただけたと思います。